Gestão e RH

Como fazer folha de pagamento: dicas para deixar o processo mais eficiente

35% do tempo gasto nos departamentos de RH destina-se somente a folha de pagamento. Afim de maximizar a eficiência do sistema e prevenir erros, você poderia seguir estas dicas.

1. Torne seu sistema transparente

Uma das maneiras mais fáceis de prevenir gastos desnecessários de tempo, erros de classificação de funcionários, impostos mal pagos e outros problemas comuns na folha de pagamento, é criar uma política de pagamento e coloca-la no papel. Divulgue-a em diversos locais com destaque, e dê uma cópia para cada funcionário.

Esta política deve incluir:

Como os funcionários são classificados. Classificar erroneamente os empregados pode caracterizar uma violação a leis trabalhistas, passível de ação judicial ou auditoria.

Como os salários, os vencimentos, as promoções e os aumentos são calculados; como o processo de pagamento funciona; quando as mudanças na folha de pagamento entrarão em vigor; e como a companhia lida com os problemas da mesma.

2. Evite processos manuais.

Você ainda está calculando os pagamentos a mão ou em uma planilha do Excel? A Associação Americana de Pagamentos (“The American Payroll Association”) estima que erros provenientes de processos manuais podem custar de 1 a 8% do valor da folha. Quanto mais você automatizar seus pagamentos, utilizando um provedor de serviços ou algum software, menos os erros afetarão seu bolso.

Erros de contabilidade simples são frequentes em sistemas manuais. Isso porque dependem de pessoas para transcrever as horas e calcular os salários. Além disso, são processos fáceis de serem manipulados pelos funcionários.

3. Audite regularmente seus processos

Não importa se você usa um sistema de cartões de ponto manual ou computadorizado, você deve auditar seus processos pelo menos uma vez ao ano. Mesmo sistemas automatizados podem gerar erros. E caso eles não sejam corrigidos a tempo, podem acabar custando caro. Você corre o risco de pagar a mais um funcionário devido a um erro de matemática, classificar incorretamente a nova posição de um funcionário ou deixar de alterar o pagamento de um empregado que recebeu um aumento.

Verifique todos os seus documentos e processos para assegurar que tudo está funcionando corretamente.

Se você estiver usando complementos para integrar seu software de pagamentos com o sistema de presença ou de controle de horas, certifique-se que todos os dados estejam sendo transferidos corretamente.

4. Evite o roubo de tempo

O roubo de tempo ocorre quando os funcionários intencionalmente registram incorretamente suas horas, esticam demais suas pausas, gastam horas em tarefas não relacionadas ao trabalho ou se aproveitam de seus amigos, para que batam o cartão mesmo não estando presentes.

Implemente um sistema de check-in que registra automaticamente as horas dos funcionários, partindo do momento em que entram no trabalho, até o fim da jornada. Você pode utilizar também um leitor biométrico afim de evitar fraudes.

5. Mantenha-se atualizado

Contribuições e tributos obrigatórios se modificam todos os anos. É importante que você esteja sempre atualizado em relação a estes processos. Você pode baixar as tabelas de impostos nos sites das instituições responsáveis. Caso utilize um software para organizar a folha de pagamento, certifique-se de que ele irá atualizar os números automaticamente sempre que houver uma mudança.

Tenha uma atenção redobrada sobre as mudanças de legislação e regras do governo.

As melhores práticas no processo de montagem de uma folha de pagamentos visam evitar erros geralmente cometidos em métodos de organização manuais. Transferir esse processo a um software especializado ou a um administrador terceirizado, pode mantê-lo em ordem. Mas, independentemente de sua escolha, certifique-se de que o processo seja o mais transparente possível e audite-o regularmente. Desta forma, você não terá qualquer tipo de problema e estará devidamente de acordo com as leis vigentes.

Autora: Megan Webb-morgan

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