Não podemos negar que a internet facilitou a realização de diversas atividades e serviços. A empresa de tecnologia Citrix divulgou uma pesquisa dentro da revista Exame, citando a projeção para 2020, indicando que 90% das empresas oferecem a oportunidade de trabalho a distância. Como isso é uma tendência, que deve crescer ainda mais nos próximos anos, os gestores devem ficar atentos para o gerenciamento remoto de suas equipes.
Quando é aplicado de maneira correta, é um sistema que oferece benefícios referentes a produtividades e proporciona a redução de custos. Ainda assim, é interessante adotar algumas medidas para que a produção não seja diminuída e que todos os colaboradores consigam dar o seu melhor. Existem algumas práticas interessantes para fazer este controle mesmo estando a distância.
Podemos citar que é fundamental definir as maneiras em que a comunicação será feita, possuindo um canal oficial para tratar dos assuntos. Os patrões devem tomar cuidado aos horários, para que o gerenciamento aconteça de maneira adequada. Os procedimentos podem ser documentados na nuvem, o que serve para garantir mais fluidez aos protocolos. A clareza e a objetividade são ainda mais importantes, além da integração da equipe.
Tenha um sistema de comunicação definido
Como você não estará presente no local, é fundamental que exista definido um sistema de comunicação, para garantir que as equipes remotas atuem com qualidade. É preciso definir qual será o canal utilizado para a comunicação, treine os funcionários que trabalham neste segmento, para que atuem com eficácia. As videoconferências, por exemplo, podem ser utilizadas para tratar assuntos que necessitam de reuniões, por serem mais complexos.
Quando o objetivo é se comunicar de maneira mais rápida, então os e-mails possuem papel importante. A empresa poderá investir em tecnologia, para que consiga trabalhar de maneira moderna e com qualidade. Com treinamento, é possível que os membros da equipe se sintam integrados e habilitados para realizarem os procedimentos que forem exigidos, deixando a comunicação mais fluida.
Podemos citar o quanto é importante definir o canal, pois, as vezes a empresa conta com mais de um e-mail, e os colaboradores não sabem qual devem utilizar. É interessante que cada um dos setores conte com e-mails separados, assim não existe essa confusão. Também deve ser definido os assuntos que serão enviados para cada um destes endereços eletrônicos.
Clareza e objetividade
Como você não estará frente a frente com os colaboradores, a clareza e a objetividade são ainda mais importantes quando a equipe atua de maneira remota. É essencial que isso aconteça entre as duas partes envolvidas, os colaboradores e os gestores. É interessante oferecer maior liberdade aos funcionários, o que deve proporcionar mais oportunidade para conversas, esclarecendo todas as possíveis dúvidas sobre as atividades desenvolvidas.
O gestor não deve apenas se preocupar com as tarefas que serão executadas, como também deve passá-las de maneira clara e objetiva. Tente ser o mais didático possível, para que não exista ruído na comunicação. É interessante que existam manuais, para que o colaborar à distância possa conferir os padrões que deve adotar quando pintar uma dúvida. Os canais oficiais de comunicação devem ser reforçados.
Quando o ruído acontece, na maioria das vezes é culpa do emissor da mensagem. Um dos princípios da comunicação diz que quando a mensagem não é identificada ou entendida pelo receptor, a culpa é de quem emitiu. Ou seja, é preciso que exista muita clareza, para impedir distorções na comunicação.
Tome cuidado com os horários ao gerenciar equipes remotas
Sabemos que o Brasil tem diferentes fuso-horários e que o mundo também não trabalha com a mesma hora. Então, essa dica vale para você que possui colaboradores morando em regiões distintas, e que podem ser afetados pelo horário. Além das horas, os feriados também são diferentes. O gestor deve analisar a questão de maneira prévia, para definir quando os resultados deverão ser entregues, respeitando padrões.
A nossa recomendação é ter um plano de trabalho, indicando os prazos que devem ser cumpridos. É preciso que os gestores monitorem os resultados apresentados pelos colaboradores, para entender como cada um dos membros da equipe funciona. Isso vai servir para garantir a qualidade dos serviços e permitir que as entregas aconteçam na data combinada. Um bom gestor é preocupado com o horário de todos os seus colaboradores.
Tenha a documentação de todos os processos
Se o trabalho acontece de maneira remota, uma das atividades mais importantes será a documentação de todas as atividades realizadas durante o período em que está à disposição da empresa. Documentos como e-mails, etapas dos projetos desenvolvidos, os projetos e suas modificações, entre outros, devem ser armazenados na nuvem. Isso vai evitar problemas que podem acontecer no futuro.
Pessoas que possuem esta documentação em mãos conseguem gerenciar equipes com mais foco nos resultados. É uma maneira de saber exatamente os procedimentos que precisam ser aprimorados, para que os resultados sejam atingidos com mais facilidade e rapidez. Serve ainda para minimizar a ocorrência de erros. Quem documenta os processos na nuvem consegue evitar perdas e questionamentos de clientes.
Faça a integração da equipe
O trabalho presencial permite uma maior integração da equipe, já que os membros podem conversar entre si e desenvolverem afinidades. Por outro lado, no trabalho remoto cada um dos colaboradores fica isolado, ainda assim, o gestor deve atuar para fazer com que exista certa união entre os membros do time. A colaboração entre os integrantes é interessante para auxiliar no desenvolvimento de projetos.
Quanto melhor for a relação entre o grupo de trabalho, melhor serão os resultados obtidos. Quando uma empresa trabalha com todos os seus colaboradores no mesmo rumo, a tendência é que consigam bater as metas e isso vale também para os funcionários que atuam de maneira remota.
Coloque tudo em prática
Os serviços de maneira remota são interessantes, já que na maioria das vezes custam menos. Mas, para que sejam realizados de maneira correta é importante que a comunicação aconteça de modo eficaz. A realização de reuniões periódicas pode ser uma boa alternativa para vencer a barreira da distância.
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